miércoles, 31 de octubre de 2012

Unidad6: Sistema de Clasificación De Los Documentos


SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 



La clasificación implica seguir un o sistema a la hora de distribuir  la documentación.
Los fines u objetivos que se persiguen con una buena clasificación de los documentos, los podemos concretar en los siguientes:
ü  Acceder a la información con la facilidad y rapidez
ü  Facilitar el control de la información.
ü  Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos.
Normas de clasificación a fin “clasificar “documentación  sea más eficiente. No todas estas normas poseen carácter preceptivo, algunas tienen carácter de “Recomendaciones”

NORMAS DE CLASIFICACIÓN
-Lo primero es seleccionar un orden de clasificación
-El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil de comprender y manejar por aquellas personas que han de trabajar con él.
-La clasificación debe estar en consonancia con nuestras necesidades
-La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.

SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
-Existen diversos métodos o sistemas, los más frecuentes se recogen en el cuadro siguiente.

SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
ü  Alfabética
ü  Numérica
ü  Ultimo Digito
ü  Geográfica
ü  Temática
ü  Cronológica
ü  Mixta
     CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA:
Ordenación alfabética: Clasificación de documentos siguiendo el criterio del alfabeto.
La ordenación alfabética es el método de ordenación más empleado a la hora de clasificar los documentos. Además es también utilizada en combinación con otros métodos. Los documentos se archivan tomando como base el nombre de la persona o de la empresa a la que hace referencia el documento.
*NUMÉRICO
Se asignan códigos de números correlativos a los distintos documentos. La ordenación por ULTIMO DÍGITO es un método donde los números se agrupan de dos en dos dígitos y se leen de derecha a izquierda.
*GEOGRÁFICA
Los documentos se archivan en función de un área geográfica: país, región, sucursales, etc.
Es especialmente aplicable a oficinas de exportación, oficinas de ventas, oficinas de servicios.
*TEMÁTICA
Los documentos son archivados basándose en los asuntos que los caracterizan. Los documentos relativos a asuntos específicos se clasificaran alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente.
*CRONOLÓGICA:
Se ordenan los documentos según una fecha. Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben o se emiten, fecha de vencimiento, etc.
*MIXTA:
Es la utilización de dos o varios métodos de ordenación.
                                                

Unidad4: Comunicacion Escrita en la Empresa





El objetivo de toda comunicación escrita es que el receptor o destinatario de la comunicación comprenda nuestro mensaje, consiguiendo de el la respuesta deseada. Que llegue al destinatario y este la interprete correctamente.

Para lograr el objetivo anteriormente citado, toda comunicación escrita debe resumir una seria de requisitos.


DEBE SER
NO DEBE SER
(Clara)
La promoción que le presentamos debe será válida hasta acabar las existencias.
(Confusa)
Hasta acabar las existencias que le presentamos será válida la promoción.
(Sencilla y Natural)
Debido a la situación económica, nos hemos visto obligados a reducir el tipo de interés.
(Compleja)
El análisis estructural y conjunta de la inflación, el PC y el IBEX desprende una situación de reducción de tipos de interés.
(Breve)
Si desea ponerse en contacto con nosotros llame al teléfono 902 385 305.
(Larga)
En caso de que usted desee consultar sugerimos cualquier cosa, mostramos sus quejas u opiniones puede contactas con nosotros a través del número de teléfono que le identificamos 902 385 385
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ESTRUCTURA BASICA DE UNA BUENA COMUNICACIÓN ESCRITA




¿Qué queremos decir?                               Idea Correcta
¿Cómo decirlo?                                          Tono adecuado
¿Se entiende nuestro mensaje?                 Frase sencilla
¿Decimos lo que queremos decir?            Palabra correcta
                                                            

- Independientemente del tipo de carta que debamos escribir, todo escrito debe constar de tres partes:

1. INTRODUCCIÓN
Es la introducción debemos exponer el objetivo del escrito. De esta forma el receptor del mensaje podrá desde el comienzo. Concentrase en el tema.
2. CUERPO
El cuerpo des escrito es la parte más importante. En ella se efectúa el desarrollo explicativo del escrito. En él, y dependiendo de la clase de escrito. Se puede informar solicitar algo, exponer hecho, etc.
3. CONCLUSIÓN
La conclusión es la parte final. Puede constar de una breve frase o resumen o inclusión únicamente de una breve despedida. Es la forma habitual de finalizar cualquier comunicación.
ALGUNAS NORMAS DE REDACCIÓN BÁSICAS DE REDACCIÓN
• Claridad y orden:
-       Elementos de la frase
-       Orden de las palabras y construcción de la frase.
-       Unidad de propósito.
-       Coherencia y claridad en los párrafos.
• Precisión en el empleo del lenguaje:
-       Uso y abuso de la voz pasiva.
-       Uso y abuso del relativo.
-       Uso y abuso de ciertas palabras.
ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALES
En la empresa se utiliza con mucha frecuencia una serie de abreviaturas. Su conocimiento no solo te permitirá interpretar completamente textos que la contengan, sino también utilizarlas como referencia en tus escritos para tomar notas.

Unidad5: La Correspondencia


LA CORRESPONDENCIA 


La correspondencia es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

El correo y la correspondencia
Correo.- Es un Conjunto de cartas y otros paquetes expendidos por el servicio postal oficial.
Correspondencia.- Son Documentos postales que se despachan o reciben.

Recepción de la correspondencia.- Son muchos los paquetes cartas y demás correspondencia que entra y sale de la empresa. Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepción de la correspondencia. La correspondencia o nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución según donde corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.
Despacho de la correspondencia.- Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de la misma entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general, que puedan interesar a más de una persona, se deben reunir en algún lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca).
Salida de la correspondencia.- Se dice que sirve Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione.
Registros de correspondencia.- Se dice que A la hora de llevar una buena gestión de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales.
§     Registro de entrada.- Denominamos registro de entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al número que se le asigna.
§    Registro de salida.- Denominamos registro de salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al número que se le asigna.

martes, 2 de octubre de 2012

Unidad3: La correspondencia en la Empresa


La correspondencia

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos. Folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
El correo y la correspondencia
Correo:
“conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial”.
Correspondencia:
“documentos postales que se despachan o reciben”.
Recepción de la correspondencia
  * Son muchos los paquetes, cartas y demás correspondencia que entra y sale de la empresa. Los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organización
  * Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepción de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio se correspondencia formando por varias personas.
  * La correspondencia nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución según donde corresponda
  * La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente   al destinatario
Despacho de la correspondencia 
  * Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de la misma entre los distintos departamentos
  * Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general, que pueden interesar a mas de una persona, se deben reunir en algún lugar donde puedan ser consultados por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacérsela llegar
Salida de la correspondencia
  * Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida.

Unidad2: Comunicación Oral en la Empresa


Comunicación Oral en la Empresa

Hoy día, la mayoría de las empresas son conscientes de la necesidad de velar por un buen sistema de comunicación e información.
La comunicación es parte integrante y mas importante de la empresa y, como tal, la forma en que se lleve a cabo será decisiva y deberá llevar un respectivo proceso en el modelo de organización.
Es un proceso mediante el cual una persona llamada emisor manifiesta un mensaje (información, opinión, pensamiento o dato) a un receptor, a través de un medio o canal, empleando un código común y procurando lograr el entendimiento de su significado.

Esa comunicación se da de acuerdo a la jerarquía o lo cargos que cada uno de los integrantes de la empresa desempeñan en la misma, esta comunicación puede ser superior, lateral o inferior; todo va de acuerdo a los requerimientos de la misma desea cumplir.

En la actividad empresarial hay muchas situaciones en las que se recurre al lenguaje hablado: Entrevista de trabajo, diálogo, discusión, debate, conferencias, mesas redondas, foro, etc.

Unidad1: Organización de la empresa


Organización de la empresa


A la organización empresarial corresponde al proceso de organización de los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que podemos encontrar. La empresa está compuesta, básicamente, por bienes de equipo y personal, que cada miembro de la empresa lo desempeña cada uno de los mismos respectivamente.
Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo, influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo.
Toda empresa para conseguir sus objetivos, necesita dotarse de una organización. Los objetivos de las empresas no se consiguen por si solos. Así, una empresa requiere de unos medios físicos, humanos y financieros que, combinados de forma adecuada, permitan alcanzar los fines fijados por la empresa. 
Además las empresas para representar su organización interna utilizan los organigramas, es decir, recogen la división de funciones en la empresa con los órganos y los distintos departamentos de la misma.
Las estructuras más comunes son:

Ø Sistema de organización lineal con staff de asesoramiento.
           Ø  Sistema de organización lineal con comités o consejos.


Ø  Sistema de organización funcional o departamental o de Taylor.
Ø  Sistema de organización mixto, o sea la integral.
Ø  Organización matricial

Relaciones interdepartamentales
La comunicación es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no está en si es necesaria o no la comunicación, sino en si se comunica bien o mal a lo largo de la organización.
El diseño de la organización debe permitir la comunicación en tres direcciones: hacia abajo, hacia arriba y horizontalmente:
1.       Comunicación hacia abajo (descendente)
2.       Comunicación ascendente
3.      Comunicación lateral