SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los fines u objetivos que se persiguen con una buena
clasificación de los documentos, los podemos concretar en los siguientes:
ü
Acceder a la información con la facilidad y rapidez
ü
Facilitar el control de la información.
ü
Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación
de documentos.
Normas de clasificación a fin “clasificar “documentación sea más eficiente. No todas estas normas
poseen carácter preceptivo, algunas tienen carácter de “Recomendaciones”
NORMAS DE CLASIFICACIÓN
-Lo primero es seleccionar un orden de clasificación
-El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil de
comprender y manejar por aquellas personas que han de trabajar con él.
-La clasificación debe estar en consonancia con nuestras
necesidades
-La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.
SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
-Existen diversos métodos o sistemas, los más frecuentes se
recogen en el cuadro siguiente.
SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
ü Alfabética
ü Numérica
ü Ultimo Digito
ü Geográfica
ü Temática
ü Cronológica
ü Mixta
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA:
Ordenación
alfabética: Clasificación de documentos siguiendo el criterio del alfabeto.
La ordenación
alfabética es el método de ordenación más empleado a la hora de clasificar los
documentos. Además es también utilizada en combinación con otros métodos. Los
documentos se archivan tomando como base el nombre de la persona o de la
empresa a la que hace referencia el documento.
*NUMÉRICO
Se
asignan códigos de números correlativos a los distintos documentos. La
ordenación por ULTIMO DÍGITO es un método donde los números se agrupan de dos
en dos dígitos y se leen de derecha a izquierda.
*GEOGRÁFICA
Los documentos se archivan en
función de un área geográfica: país, región, sucursales, etc.
Es especialmente aplicable a
oficinas de exportación, oficinas de ventas, oficinas de servicios.
*TEMÁTICA
Los
documentos son archivados basándose en los asuntos que los caracterizan. Los
documentos relativos a asuntos específicos se clasificaran alfabéticamente,
numéricamente o cronológicamente.
*CRONOLÓGICA:
Se ordenan los documentos según una fecha. Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben o se
emiten, fecha de vencimiento, etc.
*MIXTA: