Unidad5: La Correspondencia

LA CORRESPONDENCIA 

La correspondencia es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

El correo y la correspondencia

Correo.- Es un Conjunto de cartas y otros paquetes expendidos por el servicio postal oficial.

Correspondencia.- Son Documentos postales que se despachan o reciben.

Recepción de la correspondencia.- Son muchos los paquetes cartas y demás correspondencia que entra y sale de la empresa. Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepción de la correspondencia. La correspondencia o nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución según donde corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.

Despacho de la correspondencia.- Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de la misma entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general, que puedan interesar a más de una persona, se deben reunir en algún lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca).

Salida de la correspondencia.- Se dice que sirve Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione.

Registros de correspondencia.- Se dice que A la hora de llevar una buena gestión de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales.

§     Registro de entrada.- Denominamos registro de entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al número que se le asigna.

§    Registro de salida.- Denominamos registro de salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al número que se le asigna.