miércoles, 31 de octubre de 2012

Unidad6: Sistema de Clasificación De Los Documentos


SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 



La clasificación implica seguir un o sistema a la hora de distribuir  la documentación.
Los fines u objetivos que se persiguen con una buena clasificación de los documentos, los podemos concretar en los siguientes:
ü  Acceder a la información con la facilidad y rapidez
ü  Facilitar el control de la información.
ü  Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos.
Normas de clasificación a fin “clasificar “documentación  sea más eficiente. No todas estas normas poseen carácter preceptivo, algunas tienen carácter de “Recomendaciones”

NORMAS DE CLASIFICACIÓN
-Lo primero es seleccionar un orden de clasificación
-El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil de comprender y manejar por aquellas personas que han de trabajar con él.
-La clasificación debe estar en consonancia con nuestras necesidades
-La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.

SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
-Existen diversos métodos o sistemas, los más frecuentes se recogen en el cuadro siguiente.

SISTEMAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
ü  Alfabética
ü  Numérica
ü  Ultimo Digito
ü  Geográfica
ü  Temática
ü  Cronológica
ü  Mixta
     CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA:
Ordenación alfabética: Clasificación de documentos siguiendo el criterio del alfabeto.
La ordenación alfabética es el método de ordenación más empleado a la hora de clasificar los documentos. Además es también utilizada en combinación con otros métodos. Los documentos se archivan tomando como base el nombre de la persona o de la empresa a la que hace referencia el documento.
*NUMÉRICO
Se asignan códigos de números correlativos a los distintos documentos. La ordenación por ULTIMO DÍGITO es un método donde los números se agrupan de dos en dos dígitos y se leen de derecha a izquierda.
*GEOGRÁFICA
Los documentos se archivan en función de un área geográfica: país, región, sucursales, etc.
Es especialmente aplicable a oficinas de exportación, oficinas de ventas, oficinas de servicios.
*TEMÁTICA
Los documentos son archivados basándose en los asuntos que los caracterizan. Los documentos relativos a asuntos específicos se clasificaran alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente.
*CRONOLÓGICA:
Se ordenan los documentos según una fecha. Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben o se emiten, fecha de vencimiento, etc.
*MIXTA:
Es la utilización de dos o varios métodos de ordenación.
                                                

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